November 2018

De wijkvereniging is inmiddels meegegaan in het vereiste om regels te formuleren die beogen naar personen te herleiden gegevens zoals naam, (email-) adres en telefoonnummer optimaal te beschermen. Een en ander is geregeld onder een nieuwe Europese wetgeving die ervoor moet zorgen dat overal in Europa dezelfde privacy wetgeving geldt. Aan deze wetgeving moeten ook organisaties zoals de onze sinds dit jaar voldoen.

In het op deze website gepubliceerde Reglement kunt u in dat kader nalezen welke gegevens worden verwerkt, wie dat binnen het bestuur doet, hoe de beveiliging is geregeld en waar u terecht kunt bij een vraag of verzoek tot correctie. Het gevoel is niet dat de wijkvereniging veelvuldig in aanraking komt met potentieel heel gevoelige persoonsgegevens, maar het kan in voorkomende gevallen nuttig zijn over dit soort zaken op papier duidelijkheid te scheppen.

Privacy- Reglement Wijkvereniging Berg en Bos

1 Kader
Binnen de doelstelling van de Wijkvereniging Berg en Bos, gevestigd te Apeldoorn, hierna aangeduid als ‘WVBB’, past het verwerken van bepaalde persoonsgegevens. In dit reglement informeert het bestuur van de WVBB omtrent de wijze waarop in dat kader gevolg wordt gegeven aan wettelijke- en contractuele regelingen inzake privacybescherming.

Aldus wordt antwoord gegeven op vragen over de –wijze van- verwerking van persoons-gegevens. Zowel voor wat betreft leden van de WVBB en overige wijkbewoners, alsook in relatie tot de Gemeente Apeldoorn en derden.

2 Wat zijn persoonsgegevens?
Dit zijn gegevens die belangrijke informatie over natuurlijke personen behelzen. Bijvoorbeeld naam, adres, telefoonnummer, bankrekeningnummer en/of emailadres. Met name wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar een bepaald persoon herleid kunnen worden wordt hierbij gesproken van persoonsgegevens. De WVBB gaat zo zorgvuldig mogelijk om met dergelijke persoonsgegevens. Beeldmateriaal wordt in dit kader aangemerkt als een gegeven dat een bepaald persoon kan betreffen, en waar zo nodig toestemming voor publicatie voor wordt gevraagd.

3 Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
Met name persoonsgegevens van huidige, voormalige en toekomstige (bestuurs-) leden van de WVBB, hierna aangeduid als ‘Leden’, kunnen worden verwerkt.

Ook kan dit verwerken personen betreffen gelieerd aan de Gemeentelijke organisatie, wijk- en buurtverenigingen (of – raden), amusementsparken en attracties, politieke partijen, bank, dienstverleners en instanties, scholen, adverteerders, ondernemers, verzekeraars etc.: met wie de WVBB -in lijn met haar activiteiten- een bepaalde relatie heeft, wil krijgen of heeft gehad.

Verwerking kan met name zien op de navolgende aan de WVBB verstrekte persoonsgegevens:

  1. Leden- adres, naam, geboortedatum, telefoonnummer, emailadres, bankrekeningnummer. Administratieve verwerking van persoonsgegevens vindt plaats bij aanmelding, wijziging, uitschrijving, contributie- inning (door middel van een digitaal Leden- bestand) en overige informatievoorziening;
  2. Contactpersonen van derden- Organisatie, naam, e-mailadres en telefoonnummer. Verwerking van persoonsgegevens kan plaats vinden bij diverse contactmomenten, wijziging, beëindiging (een en ander door middel van digitale contactbestanden) en overige informatie- uitwisseling.

4 Wie is belast met de verwerking van verstrekte persoonsgegevens?

Binnen het WVBB bestuur is de voorzitteraanspreekbaar voor de verwerking van persoonsgegevens. Afhankelijk van het doel van persoonsgegevens zijn, of kunnen door het bestuur, ter zake verschillende functionarissen (worden) aangesteld:

Algemeen: De communicatie betreffende het karakter van de wijk Berg en Bos, het stadsdeel Noord West en de verkeers- en parkeerproblematiek daarbinnen wordt met name gevoerd en beheerd door de voorzitter, evenals de communicatie met de andere burgervertegenwoordigingen;

Leden: De Leden- administratie wordt gevoerd en beheerd door de penningmeester, tevens zijnde ledenadministrateur. Het betreft een gedeeltelijk digitaal en gedeeltelijk een papieren Leden- administratie;

Financiën: de financiële administratie wordt door de penningmeester gevoerd en beheerd, waaronder het boeken en verwerken van bank- en kasmutaties, het innen van de Leden- contributie, het aanvragen en conform de afsluiting afwikkelen van subsidiegelden, het opstellen en toelichten van financiële (jaar-) overzichten, het betalen van rekeningen en (bestuurs-) declaraties en meer algemeen het beheer van de financiële middelen van de WVBB. De penningmeester presenteert de concept jaarcijfers aan de, uit actuele Leden bestaande, kascommissie van de WVBB en beantwoordt hun eventuele vragen naar aanleiding van ter inzage beschikbaar te stellen onderleggers;

Secretariaat: Het secretariaat van de WVBB wordt –met behulp van ondersteuning binnen het bestuur- beheerd en gevoerd door de secretaris, waaronder met name activiteiten vallen met betrekking tot bestuurs-vergaderingen, ALV’s en algemene verenigingszaken. Het secretariaat en de voorzitter hebben zo nodig overleg omtrent dergelijke zaken;
Een lid van het bestuur (of meerdere leden van het bestuur individueel of gezamenlijk) kan worden belast met het voeren en beheren van communicatie ten behoeve van de WVBB, zoals voor wat betreft:

Attracties: Apenheul, Koningin Julianatoren, Paleis het Loo, AGOVV, Park Berg en Bos etc.;

Groen, grijs en bebouwing: Ten aanzien van de wijk Berg en Bos, maar ook de directe omgeving daarvan, de natuur en de bomen, de wegen en de bermen, het bouwen en het wonen (alsook de openbare ruimte);

Bestemmingsplannen, vergunningen etc.: de regelgeving en aanverwante documentatie ten aanzien van de wijk Berg en Bos (als onderdeel van Noord West); 

Sport, cultuur, zorg, welzijn, recreatie en jeugd: Zaken als noaberschap, en diverse wijkactiviteiten, meer algemeen al datgene wat het leven van alle bewoners van Berg en Bos plezierig (-er) kan maken;

Veiligheid, politie en brandweer: Zaken als wijkpreventie, de wijkagent etc., welke het leven van alle wijkbewoners van Berg en Bos zekerder kunnen maken;

PR- de website, het wijkblad, de social media etc.: zaken waaraan de nodige aandacht ten behoeve van alle bewoners van de wijk Berg en Bos wordt besteed. 

5  Hoe is de digitale beveiliging geregeld ten aanzien van verwerkte persoonsgegevens?

  1. De door bestuursleden voor de WVBB beheerde administratie bevindt zich op een -met een wachtwoord beveiligde- stand alone mobiele computer. Regelmatig worden daarop beveiligingsupdates doorgevoerd. De computer is tevens van antivirussoftware voorzien. Bij mutaties wordt (op een separate en beveiligde harddrive) regelmatig een back-up gemaakt.
  2. Communicatie via overige mobiele apparaten, zoals telefoons, door bestuursleden ten behoeve van de WVBB geschiedt op basis van daarbij algemeen gehanteerde standaarden ten aanzien van de digitale beveiliging van (persoons-) gegevens.

6 Waarvoor worden persoonsgegevens verwerkt?
De te verwerken persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:

  1. Leden: Voor de incasso van de verschuldigde contributie, alsook de interactie met hen voor zover in lijn met het doel en wezen van de WVBB;
  2. Communicatie: Met name informatievoorziening en –uitwisseling voor zover geboden in lijn met de rol van de WVBB als Wijkraad en intermediair voor alle bewoners van de wijk Berg en Bos;
  3. Derden:Ten einde met hen in contact te kunnen (blijven) treden gezien het doel en het wezen van de WVBB.

7 Worden ook bijzondere persoonsgegevens verwerkt?
Bijzondere persoonsgegevens zijn potentieel gevoelige gegevens; bijvoorbeeld over inkomen, vermogen, gezondheid, religie, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens, seksuele oriëntatie of gegevens betreffende ras. De WVBB verzamelt en/of verwerkt dergelijke gegevens niet.

8 Hoe wordt met verwerkte persoonsgegevens omgegaan?
Persoonsgegevens worden zorgvuldig en niet langer bewaard dan noodzakelijk voor normaal gebruik door de WVBB binnen haar doelstelling en wezen. In geval daarbij derden worden ingeschakeld worden met hen verwerkersovereenkomsten gesloten, met name ter bescherming van persoonsgegevens van Leden.

9 Wie van het bestuur kan er bij verwerkte persoonsgegevens?
Afhankelijk van het doel geldt hiervoor:

  1. Leden: Bestuursleden kunnen de Leden- administrateur schriftelijk verzoeken om inzage in de gevoerde Leden- administratie;
  2. Derden / communicatie: Bestuursleden kunnen de secretaris en/of het aangewezen bestuurslid (of –leden) schriftelijk verzoeken om inzage in de gevoerde administratie.

10 Hoelang worden verwerkte persoonsgegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan het (voormalige) lidmaatschap worden, zo mogelijk in beperkte vorm, tot het verliezen van hun relevantie voor de WVBB bewaard. Bijvoorbeeld om statistische informatie, zoals ledenaantallen over de jaren heen, te kunnen genereren. De WVBB hanteert een bewaartermijn van maximaal 7 jaar.

11 Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is de WVBB gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving, alsmede is zij gebonden aan contractuele afspraken. 

12 Kan ik zien welke persoonsgegevens van mij worden verwerkt?
Leden en belanghebbenden kunnen een verzoek indienen bij de secretaris van de WVBB om hun gegevens in te zien. Het bestuur van de WVBB is bereikbaar via het e-mailadres bestuur@wijkbergenbos.nl.

13 Waar kan ik terecht met een vraag, klacht of een verzoek tot correctie of wissen van mijn persoonsgegevens?
Voor deze zaken kunnen Leden en belanghebbenden zich eveneens richten tot het bestuur van de WVBB.
Het bestuur zal deze verzoeken behandelen zoals is beschreven in de geldende wet- en regelgeving. Mocht uw vraag, klacht of verzoek niet naar wens zijn afgehandeld, dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14 Datalek
|Het bestuur dan wel een lid daarvan is verplicht een (mogelijk) datalek, waarbij persoonsgegevens verloren kunnen gaan of waarbij onrechtmatige verwerking aan de orde kan zijn, schriftelijk aan de voorzitter te melden. Deze beoordeelt het schade- risico, welke beperkende maatregelen eventueel genomen dienen te worden en of het datalek aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of betrokkene dient te worden gemeld. Tevens houdt de voorzitter het dossier datalekken bij.

15 Wijzigingen
De WVBB behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit reglement. Het reglement wordt integraal gepubliceerd op de website https://wijkbergenbos.nl.

 

November 2018